360 Consulting

Beschrijving

Sinds haar oprichting in 1964 heeft Stichting Warentest zich in Berlijn als onafhankelijke organisatie voor consumentenbescherming een vaste plek verworven in de Duitse mediawereld. Haar voortdurende inzet voor eerlijke productbeoordelingen en vergelijkingen van diensten heeft haar zowel in binnen- als buitenland veel aanzien opgeleverd. Haar testresultaten worden regelmatig gepubliceerd in verschillende printmedia en digitale kanalen, waardoor zij een breed publiek in Duitsland en daarbuiten bereikt. Een veelzijdig expertteam, dat vanuit Berlijn werkt, stelt Stichting Warentest in staat onderzoek te doen binnen een groot aantal categorieën van producten en diensten. Deze beoordelingen zijn gebaseerd op wetenschappelijk erkende methoden en bieden consumenten nauwkeurige richtlijnen in een marktlandschap dat steeds onoverzichtelijker wordt.

Uitdaging

Sinds haar ontstaan heeft Stichting Warentest zich als door de overheid geïnitieerde instelling gespecialiseerd in het uitgebreid informeren van consumenten over productkwaliteit en productspecificaties, om hen te ondersteunen bij aankoopbeslissingen met haar opgebouwde expertise. Met het hoofdkantoor in Berlijn en een medewerkersaantal van bijna 300 medewerkers heeft Stichting Warentest zich door de publicatie van elk jaar 12 edities van “Test” en “Finanz-Test”, evenals door speciale uitgaven, thematische edities en boekpublicaties, als marktleidende organisatie in haar vakgebied gevestigd. Een belangrijk onderscheidend kenmerk van Stichting Warentest is het brede testspectrum, dat loopt van fietsen tot levensmiddelen. Daarnaast onderscheidt Stichting Warentest zich door uitgebreide tests van grote apparaten en door langlopende doorlopende tests van andere testorganisaties. In samenwerking met internationale onderzoeksorganisaties worden er regelmatig nieuwe producten geëvalueerd. Ondanks haar brede aanwezigheid op de markt doet Stichting Warentest volledig afstand van externe reclame en promoot zij uitsluitend eigen publicaties en diensten. In een steeds digitaler wordende wereld stond Stichting Warentest voor verschillende uitdagingen in haar IT-domein. De tot dan toe gevolgde aanpak—bestuursleden per e-mail uitnodigen voor vergaderingen en actielijsten verspreiden—bleek niet alleen inefficiënt, maar ook zeer onoverzichtelijk. Het ontbreken van een centraal platform betekende dat feedback en suggesties van experts in verschillende formaten binnenkwamen. Daardoor moesten medewerkers deze informatie verzamelen uit uiteenlopende bronnen en handmatig overzetten naar het oude CRM-systeem. Deze werkwijze was niet alleen tijdrovend, maar ook gevoelig voor menselijke fouten, wat het risico op informatieverlies of -vervorming vergrootte. Bovendien was het lastig om het overzicht te behouden van alle interacties en communicatiekanalen met bestuursleden, met name wanneer meerdere medewerkers tegelijk met dezelfde contacten in gesprek waren. Al snel werd duidelijk dat een modernere geïntegreerde CRM-oplossing nodig was om deze processen te optimaliseren. Een dergelijk systeem zou niet alleen communicatie en het beheer van feedback kunnen centraliseren, maar ook geautomatiseerde workflows kunnen leveren om de efficiëntie te verhogen en menselijke fouten te minimaliseren. Met het doel zowel de interne samenwerking als de relatie met externe experts te verbeteren, begon Stichting Warentest met het invoeren van een passende CRM-oplossing.

Oplossing

Er was een oplossing nodig die:

• Een directe mogelijkheid biedt voor curatoren en curatorinnen om suggesties te doen en oude suggesties in te zien.

• Het mogelijk maakt om met slechts een paar klikken suggesties in het juiste project in het CRM te plaatsen.

• Een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk interface heeft.

• Een efficiënt beheer en integratie van suggesties mogelijk maakt.

Omdat Stichting Warentest vanwege uitdagingen in haar IT-landschap op zoek was naar een toekomstbestendige oplossing, koos zij voor Microsoft Dynamics 365. Doorslaggevend waren de integratievaardigheden van het systeem, de eenvoudige koppeling met andere systemen en de flexibiliteit en schaalbaarheid van Dynamics 365. Nadat eerdere CRM-invullingen met andere IT-dienstverleners waren mislukt, werd 360 Consulting GmbH ingeschakeld. Zij analyseerden de tekortkomingen van het oude systeem en stelden een duidelijke route naar een oplossing voor. Het nieuwe CRM-systeem verbetert het beheer van suggesties, verhoogt de efficiëntie en biedt een betere gebruikersinterface. De visie van Stichting Warentest is verdere digitalisering, bijvoorbeeld via Microsoft Power Automate. Ondanks aanvankelijke moeilijkheden leidden de duidelijke projectstructuur en de intensieve communicatie tussen alle betrokken partijen tot succes. De positieve samenwerking met 360 Consulting GmbH wordt voortgezet om het systeem verder te verbeteren en uit te breiden.

Resultaten

Door de implementatie van een nieuw CRM-systeem van 360 Consulting GmbH werd de manuele dataverzameling bij Stichting Warentest vervangen door een efficiënt systeem. Dit optimaliseerde de interne processen en versnelde de reactie op klantaanvragen. Op het platform kunnen curatoren expert-suggesties rechtstreeks indienen en eerdere suggesties bekijken. 360 Consulting GmbH heeft het systeem afgestemd op de specifieke eisen van Stichting Warentest, wat de informatie-uitwisseling en projectuitvoering vereenvoudigde. Met de integratie van Microsoft Dynamics 365 werd de datakoppeling verbeterd, wat de efficiëntie verhoogde en het begrip van interne processen versterkte. Toekomstige updates zullen de toevoeging van extra functionaliteiten omvatten. Het is de bedoeling dat er binnenkort verdere functies worden toegevoegd, zoals de inbedding van projectleiding. Het belangrijkste doel is om te komen tot een nog hechtere afstemming en om de interne processen verder te optimaliseren. Technisch gezien bestond de uitdaging erin een systeem te ontwikkelen dat voldoet aan de specifieke eisen en structuren van Stichting Warentest. Dankzij de efficiënte samenwerking tussen alle betrokkenen konden zij deze uitdaging gezamenlijk succesvol aanpakken. De toegenomen efficiëntie en transparantie in alle betrokken processen, gecombineerd met een vruchtbare samenwerking op basis van partnerschap, waarborgen het voortdurende succes van het volledige project.