ConSol

Die Pflegeausbildungsfonds Bayern GmbH is de door de Vrijstaat Beieren aangewezen bevoegde instantie voor de financiering van de zorgopleiding in Beieren. Simpel gezegd bepalen we de financieringsbehoefte, heffen we de bijbehorende bijdragen op en beheren we die middelen in het vereffeningsfonds. Vervolgens betalen we de daarvoor bestemde vereffeningsuitkeringen uit aan de instellingen die opleiden en aan de verpleeghogescholen. Ik ben zelf plaatsvervangend directeur en houd me, naast mijn bredere taken, ook bezig met strategische en organisatorische projecten—met name op plekken waar we onze processen verder ontwikkelen en digitaliseren.

Het project met ConSol bestond in essentie uit twee onderdelen. Het eerste onderdeel was een door AI aangedreven chatbot voor onze website. Die moest toegang krijgen tot de inhoud van ons kennisportaal en gebruikers ondersteunen bij hun vragen. Een bijzondere uitdaging daarbij is dat de financiering van de opleiding voor verpleging een heel specifiek en deels complex vakgebied is, met veel inhoudelijke en juridische bijzonderheden. Daarom was het cruciaal dat de AI deze samenhang begrijpt en zo nauwkeurig mogelijke antwoorden geeft. Het tweede onderdeel was een interne AI-oplossing in een afgeschermde, datenschutzvriendelijke omgeving. Die moest onze medewerkers enerzijds helpen als een slim naslagwerk, en anderzijds concrete interne werkprocessen ondersteunen. Een voorbeeld daarvan is het onderhoud van ons kennisportaal. Samen met ConSol hebben we een AI-ondersteunde wiki-redacteur ontwikkeld die uitgebreide content kan comprimeren, samenvatten en geschikt maken voor ons portaal. Daarnaast gebruiken we de oplossing bijvoorbeeld ook voor het opstellen van procesbeschrijvingen of om antwoordvoorstellen voor e-mails voor te bereiden.

Voor het project hebben we een selectieprocedure met meerdere aanbieders doorlopen. ConSol viel ons al heel vroeg positief op. De offerte werd snel opgesteld en de inhoud was heel helder en concreet geformuleerd. Vooral vanaf het begin kregen we het gevoel dat onze eisen goed werden begrepen, en dat ConSol ook echt inzag wat er voor ons specifieke toepassingsscenario toe doet. Daarna hebben we samen een workshop voor de requirements gedaan. Op basis daarvan heeft ConSol een zeer goed gestructureerde en goed te volgen offertepresentatie gemaakt. Het totale pakket—begrip voor onze eisen, inhoudelijke deskundigheid en een helder aanpakmodel—heeft ons uiteindelijk overtuigd.

Na de opdracht zijn we meteen heel snel gestart met de concrete uitvoering. We begonnen met een kickoff waarin we het tijdschema, de afzonderlijke werkpakketten en het verdere traject hebben afgestemd. Daarna vonden er tweewekelijks vaste projectmomenten plaats. Van onze kant waren vooral onze IT-manager en ik bij het project betrokken. Afhankelijk van het onderwerp hebben we daarnaast collega’s uit de betreffende vakgebieden aangehaakt. Bij ConSol hadden we vaste contactpersonen, waardoor de communicatie heel soepel verliep. We werden regelmatig op de hoogte gehouden van de actuele ontwikkelstatus en konden al snel de eerste vooruitgang zien. Na ongeveer vier weken hadden we al een eerste testversie beschikbaar. Tijdens de tests ontdekten we bijvoorbeeld dat we bepaalde content en de structuur van ons kennisportaal moesten aanpassen, zodat de AI er nog beter mee uit de voeten kon. Dat was een belangrijk leerproces, waarbij ConSol ons intensief heeft begeleid. Ook voor de interne AI-oplossing was er een testfase met onze medewerkers. Collega’s konden de toepassing in de dagelijkse werkomgeving uitproberen en hun feedback meteen doorgeven. Die feedback hebben we vervolgens samen besproken en meegenomen in de verdere ontwikkeling. Heel positief was ook de budgetdiscipline. We konden het volledige project afronden binnen het beschikbare budget. Sterker nog: er bleef zelfs nog budget over, dat we al konden gebruiken voor de eerste afstemmingen over mogelijke vervolgprojecten.

Bij ConSol hadden we in de kern twee vaste contactpersonen. Een ontwikkelaar heeft de technische implementatie continu begeleid. Daarnaast was er ook een vaste contactpersoon die zowel de algemene coördinatie als het overleg tussen ons en het ontwikkelingsteam op zich nam. Vooral in het begin van het project werd er soms nog een extra ontwikkelaar ingeschakeld, zodat bepaalde onderwerpen parallel konden worden opgepakt en sneller konden worden gerealiseerd. Nadat die werkzaamheden waren afgerond, werd het team weer teruggebracht tot de oorspronkelijke omvang. Het contact met onze contactpersonen verliep gedurende het hele project heel prettig. We wisten altijd bij wie we terechtkonden met inhoudelijke of technische vragen.

We hebben zowel voor intern gebruik als voor de externe chatbot heel positieve ervaringen opgedaan. Intern krijgen we vooral positieve feedback van collega’s die regelmatig met de KI werken en die bijvoorbeeld inzetten om content voor ons kennisportaal te verwerken. Met name bij het structureren, samenvatten en omzetten van uitgebreide informatie levert de oplossing echt een meerwaarde op. Daarnaast hebben we tijdens het project zelf ook veel geleerd over hoe je KI zinvol inzet. ConSol heeft niet zomaar een technische oplossing ontwikkeld, maar ons telkens weer uitgelegd wat er zich achter de schermen afspeelt, welke mogelijkheden er zijn en waar we op moeten letten bij het gebruik. Ook de externe chatbot heeft onze verwachtingen ingelost. Voor ons was het echt een aha-moment om te zien hoe goed de oplossing al omgaat met onze zeer specifieke en soms complexe inhoud en vakmatige vragen. Naar ons idee is het oorspronkelijke projectdoel volledig behaald.

De samenwerking was in dat opzicht heel betrouwbaar. Op vragen en feedback werd doorgaans nog dezelfde dag gereageerd. Ook qua planning verliep het project heel positief. De afgesproken mijlpalen werden nagekomen en het totale project kon zelfs eerder dan oorspronkelijk gepland worden afgerond. Vooral handig was dat feedback niet alleen werd opgehaald, maar razendsnel werd doorvertaald naar concrete aanpassingen. Daardoor hadden we op elk moment het gevoel dat het project continu verder werd ontwikkeld.

Voor mij was het vooral de menselijke kant van de samenwerking die het verschil maakte. Vanaf het begin klikten we goed met het team van ConSol en hadden we een open, duidelijke en vooral niet-bureaucratische uitwisseling. Minstens zo belangrijk vond ik echter de manier van communiceren. Ik zelf ben geen IT-specialist. Toch is het ConSol gelukt om technische samenhangen en de voortgang van het project zo uit te leggen dat het ook voor mij, zonder diepgaande technische achtergrond, goed te volgen was. Juist bij een AI-project met soms best technische vraagstukken is die eigenschap volgens mij van enorm belang.

Eigenlijk kan ik hier niets echt essentieels bedenken. We waren zowel erg tevreden over de inhoudelijke en technische uitvoering als over de communicatie en de samenwerking. Ook op organisatorisch en contractueel vlak was ConSol erg flexibel en kwam het ons tegemoet. Daardoor konden we het beschikbare budget optimaal benutten en hebben we samen zelfs al een paar extra onderwerpen en mogelijke vervolprojecten opgepakt. Vanuit ons perspectief is er op basis van dit project dan ook geen concreet punt dat we zouden willen aanmerken als voor verbetering vatbaar.

Bauer Saneringen is een ambachtelijk bedrijf met meer dan 30 medewerkers, gespecialiseerd in het herstellen van brandschade, waterschade en schimmelschade. Daarnaast verrichten we ook werkzaamheden op het gebied van sanitair, verwarming, technische droging en schilderwerk. Bij Bauer Saneringen ben ik verantwoordelijk voor het backoffice en de coördinatie. In het KI-project was ik namens ons team het centrale aanspreekpunt en de belangrijkste beslisser.

Ons kerndoel was een veilige, goed gestructureerde en voor alle medewerkers gelijksoortige toegang tot generatieve AI—in plaats van het eerdere, onsamenhangende gebruik dat mogelijk risico’s met zich meebracht (schaduw-AI). Daarnaast wilden we de heel tijdrovende opstelling van adviezen en rapporten aanzienlijk versnellen. Ook was een dataprivacy-conforme inrichting met lokale gegevensopslag en Europese opties voor AI-hosting een absolute vereiste.

Cruciaal was dat ConSol onze eisen vanaf het begin heeft opgepakt: een on-premise AI-platform op onze eigen servers, gebaseerd op de open-source-oplossing Open WebUI, met een GDPR-conforme koppeling met de Europese AI-provider Mistral. Daarnaast overtuigde het licentiemodel zonder kosten per gebruiker, wat zorgt voor kostentransparantie, evenals de flexibele architectuur die later een overstap naar een andere AI-provider mogelijk maakt of daarnaast de inzet van meerdere providers tegelijk.

Het proces was duidelijk gestructureerd: in de eerste fase hebben we samen met jullie concrete use cases geprioriteerd—lekdetectierapporten, zienswijzen, kennisbots voor vastgoedbeheer en apparaten, en ook de digitale toegankelijkheid van trainingsmateriaal. In de tweede fase hebben we het platform op onze eigen Ubuntu-server ingericht, Mistral als AI-provider gekoppeld en de eerste assistenten ontwikkeld. Tegelijkertijd hebben we een fijnmazig rollen- en rechtenmodel opgebouwd voor een toegangsgecontroleerde inzet van alle medewerkers. Het project is afgerond met een testfase, training en een gefaseerde uitrol binnen het team.

Op onze pagina waren maar een paar mensen betrokken: ik als coördinerende persoon en centrale aanspreekpunt, daarnaast specialisten uit het team die de use cases hebben gedefinieerd en de resultaten hebben gecontroleerd, plus onze IT voor het serverbeheer en de toegang. Aan de kant van de leverancier werkte 1 persoon aan het project (projectmanagement, ontwikkeling en integratie).

Ja. Vandaag gebruiken onze medewerkers een centrale, beveiligde toegang tot het KI-gestuurde werk, waardoor de doorlooptijden voor terugkerende taken zoals zienswijzen aanzienlijk zijn verkort. Met de AVG-conforme inrichting op onze eigen server, bij Europese aanbieders, krijgen we meer rechtszekerheid en door geen usergebaseerde licenties te gebruiken, hebben we ook beter zicht op de kosten. Dankzij de open architectuur houden we bovendien de mogelijkheid om van KI-aanbieder te wisselen of meerdere aanbieders naast elkaar te gebruiken. Ook uitbreidingen staan al gepland, zoals de koppeling van ons interne planningsprogramma en onze ERP-systemen, zodat het KI-platform nog verder in onze werkprocessen kan worden geïntegreerd.

Ja, de afgesproken mijlpalen zijn gehaald. Ons feedback is snel en goed onderbouwd opgepakt: aanpassingen zijn tijdig doorgevoerd en de communicatie over de projectstatus was op elk moment duidelijk en transparant.

Het meest onder de indruk waren we van hoe soepel de leverancier onze technisch-juridisch hoge eisen op het gebied van privacy heeft ingevuld—met eigen servers, een basis op open source en Europese partijen—zonder in te leveren op functionaliteit. Daarbovenop kwam de praktische aanpak: wij als ambachtelijk bedrijf werden niet overladen met technologie; de AI-tools zijn juist afgestemd op onze echte werkprocessen.

Er is weinig aan te merken: de samenwerking verliep steeds professioneel. Een klein verbeterpunt: een wat uitgebreider onboardingstraject, plus een centrale verzameling van templates en typische prompts voor de belangrijkste use cases in het mkb, had ons echt geholpen.

Ik ben directeur van Bauer Saneringen. Wij herstellen brandschade, waterschade en schimmelschade en nemen daarnaast ook werkzaamheden op het gebied van droging, sanitair, verwarming en schilder- en lakwerk voor onze rekening. Als directeur zorg ik ervoor dat onze bouwplaatsen soepel verlopen, dat onze teams goed en efficiënt worden ingezet en dat we economisch werken.

We hadden in de planning voor een echte uitdaging. Onze droog- en vakmensen-teams werden veelal handmatig ingepland, soms zelfs via gedeelde tabellen. Dat was onoverzichtelijk en leidde steeds weer tot onnodige ritten en extra afstemming. We hebben ook naar standaardoplossingen op de markt gekeken. Het probleem was alleen dat geen van die oplossingen echt begreep en goed weergeeft hoe ons operationele werk in het dagelijks leven werkt. Op papier leek er soms iets passend, maar in de praktijk ontbraken er belangrijke processen, afhankelijkheden en specifieke bijzonderheden. Daarom was het al snel duidelijk dat we eigenlijk een eigen oplossing nodig hadden. Vroeger zou zo’n maatwerkontwikkeling voor ons waarschijnlijk te duur en te omslachtig zijn geweest. ConSol liet ons zien dat je met KI-ondersteuning tegenwoordig veel sneller en goedkoper maatwerksoftware kunt ontwikkelen. Daardoor werd een custom-oplossing voor ons pas echt haalbaar. Ons doel was een simpel, passend hulpmiddel voor onze planning. Het moest ons helpen om het overzicht te bewaren, teams beter in te plannen en lege ritten te voorkomen.

ConSol heeft snel begrepen waar het bij ons om draait. We hadden geen grote standaardsoftware nodig, maar een oplossing die past bij onze dagelijkse praktijk. Wat voor ons doorslaggevend was, is dat ConSol onze echte werkwijze serieus nam. Het ging niet om onze bedrijfsvoering in een kant-en-klaar systeem te proppen, maar om een tool te bouwen die onze planning ondersteunt zoals die in het echte werk nodig is. We waren vooral onder de indruk dat we met behulp van AI software veel sneller en tegen lagere kosten konden ontwikkelen dan vroeger. Voor ons als vakbedrijf was dat een belangrijk punt: we wilden geen jarenlange IT-werkplaats en geen enorm budget, maar een praktische oplossing die zich ook financieel terugverdient. ConSol maakte precies dat mogelijk.

Eerst hebben we samen bekeken hoe onze planning tot nu toe loopt en waar de knelpunten zitten. Het ging daarbij niet alleen om mooie procesplaatjes, maar om de echte dagelijkse praktijk: welke teams beschikbaar zijn, welke inzettingen van elkaar afhangen, waar we lege ritten hebben en waar we tijd verliezen in de afstemming? Daarna is er stap voor stap een plannings- en dispositietool ontwikkeld die precies aansluit op onze werkwijze. Daarbij heeft ConSol moderne AI-tools ingezet in de softwareontwikkeling. Daardoor kwamen we veel sneller tot zichtbare resultaten dan je op basis van een klassiek softwaretraject zou verwachten. We konden ook feedback geven als iets nog niet goed aansloot. Die aandachtspunten werden vervolgens meteen opgepakt en verbeterd.

Op onze website waren de directie en de verantwoordelijke mensen vanuit planning betrokken. Ikzelf was er vooral bij om ervoor te zorgen dat de oplossing voor onze organisatie klopt en werkt. Van ConSol was er een technisch aanspreekpunt en ontwikkelaar betrokken.

We hebben vandaag meer overzicht in de planning. De ritten zijn beter te coördineren en we hebben lege ritten kunnen verminderen. Dat scheelt tijd, gedoe en kosten. Voor ons was vooral belangrijk dat de tool past bij onze manier van werken en geen oplossing van de plank is. Dat lukte voorheen niet met standaardsoftware. Nog een belangrijk punt: we hebben gezien dat maatwerk tegenwoordig niet meer automatisch onbetaalbaar of extreem tijdrovend hoeft te zijn.

De samenwerking verliep soepel. Onze feedback werd serieus genomen en snel verwerkt.

Heel sterk vond ik dat onze echte eisen uit de dagelijkse praktijk centraal stonden. Precies daarop waren standaardoplossingen eerder al stukgelopen. Wat me het meest verraste, was hoe snel er vandaag met ondersteuning van AI individuele software kan worden ontwikkeld. Vroeger dacht ik bij een maatwerkoplossing meteen aan hoge kosten, lange doorlooptijden en veel afstemming. Dit project liet zien dat het tegenwoordig anders kan—mits de dienstverlener de juiste tools en de nodige kennis meebrengt.

Daar heb ik niet echt veel op aan te merken. Misschien is het wel verstandig om aan het begin nog iets scherper vast te leggen waaraan je later het succes wilt meten, bijvoorbeeld minder lege ritten of minder tijd die nodig is voor de planning. Al met al zijn we erg tevreden met het resultaat en de samenwerking.

Consult for Rare ondersteunt bedrijven in de farmaceutische en healthcare-omgeving bij strategische vraagstukken rondom zeldzame ziekten. Als directeur en adviseur ben ik verantwoordelijk voor de klantprojecten, de commerciële ontwikkeling en de operationele aansturing van het bedrijf.

Ik wilde de mogelijkheden van moderne AI-tools doelgericht inzetten voor mijn dagelijkse advieswerk. Daarbij lag de focus op het efficiënter zoeken naar en verwerken van complexe informatie, het maken van presentaties en concepten en het optimaliseren van administratieve taken.

Doorslaggevend waren de praktische insteek en het vermogen om de mogelijkheden van AI te vertalen naar concrete toepassingen in mijn dagelijkse werk. In plaats van algemene trainingsinhoud stonden vanaf het begin de echte uitdagingen van mijn advies- en managementpraktijk centraal.

In het begin zijn mijn bestaande werkprocessen geanalyseerd en is er bekeken op welke plekken AI het meeste zou kunnen opleveren. Daarna zijn er concrete use cases uitgewerkt en hebben we die samen in verschillende coaching- en sparringsessies opgepakt. In de daaropvolgende periode is het gebruik stap voor stap uitgebreid en aangepast aan nieuwe eisen. De samenwerking loopt tot op de dag van vandaag door.

De samenwerking verliep rechtstreeks tussen mij als directeur en de verantwoordelijke AI-adviseur.

KI is inmiddels een vast onderdeel van mijn dagelijkse werkzaamheden geworden. Vooral bij onderzoek, het structureren van complexe inhoud, het maken van presentaties en administratieve taken is er duidelijk tijdwinst te behalen. Tegelijk is de kwaliteit en consistentie van veel resultaten verbeterd.

De samenwerking was op elk moment betrouwbaar en flexibel. Feedback werd direct opgepakt en meegenomen in het verdere advies.

Bijzonder positief was het vermogen om technologische mogelijkheden om te zetten in concrete, direct inzetbare werkwijzen. In plaats van theoretische discussies stonden steeds praktische oplossingen centraal.

De samenwerking verliep erg succesvol. Naarmate het KI-landschap zich verder ontwikkelt, ontstaan er voortdurend nieuwe mogelijkheden die we samen kunnen beoordelen en verder kunnen benutten.