eConsulting

Beschrijving

Onze klant, een van de grootste handelsconglomeraten in Oekraïne en een toonaangevende detailhandelaar met meer dan 700 filialen in het hele land, wilde zijn opleidings- en ontwikkelingsprogramma's voor medewerkers verbeteren. Met zijn uiteenlopende zakelijke belangen, van voedselproductie tot bankwezen, IT en logistiek, en tot slot de horeca, stond het bedrijf voor grote uitdagingen bij het beheren van de opleidings- en ontwikkelingsbehoeften van medewerkers in alle branches. De groep wilde een HCM-systeem implementeren om een centraal platform te creëren voor het werven en onboarden van nieuwe medewerkers, het beheren van hun trainingen en ontwikkeling, en het meten van hun prestaties, evenals het uitvoeren van vergoedingsgerelateerde activiteiten. Zij gingen in zee met eConsulting, een bedrijf dat HCM-oplossingen levert en met een team van 60 hooggekwalificeerde consultants met meer dan 500 certificeringen de grootste Cornerstone OnDemand (CSOD)-partner in Europa is, en met Cornerstone OnDemand, een toonaangevend bedrijf in cloudgebaseerde leer- en talentmanagement-softwareoplossingen.

Uitdaging

Het meest uitdagende onderdeel van het project was het afstemmen van de bedrijfsprocessen (Business Process Alignment, BPA), dat de start van het project markeerde. De BPA omvatte intensieve samenwerking met de klant om hun unieke processen te analyseren. Omdat de klant actief is in een groot aantal gespecialiseerde bedrijven, waren de processen sterk verschillend. Ons doel was om overeenkomsten te identificeren en een uniform systeemkader te creëren. Dit proces omvatte overwegingen over de functionaliteiten van het systeem, zoals e-mailmeldingen, goedkeuringsworkflows, het beheren van docenten enzovoort. We werkten samen aan het opstellen van een uitgebreid overzicht van de belangrijkste systeemvereisten, wat een essentiële stap was om ervoor te zorgen dat het systeem voldeed aan de eisen van de klant. Om te verduidelijken hoe de klant het systeem voor ogen had en om te begrijpen hoe het zou werken, was er een betrokken communicatiestroom en uitleg nodig. Het was belangrijk om de haalbaarheid van hun ideeën over te brengen en de stappen te verduidelijken die nodig waren voor de uitvoering.

Oplossing

Na afronding van de BPA startten we met de implementatiefase. We organiseerden ons werk door elke donderdag sessies te plannen om voortgang en resultaten te bespreken. Daarnaast hadden we eenmaal per week een apart overleg met een vertegenwoordiger van CSOD om projectupdates te bespreken en eventuele wijzigingen in prioriteiten aan te kaarten.

Het project was ontworpen om in twee fasen te worden uitgevoerd. In de eerste fase hebben we met succes vier modules geïmplementeerd:

1. CSOD Core module implementation: Deze module vormt de ruggengraat van het systeem en definieert kernaspecten zoals het aanmaken van gebruikers, het ontwerp van de aanmeldpagina, de configuratie van het menu, het instellen van knoppen en nog veel meer.
2. CSOD-leermodule-implementatie: Deze module dient als centraal platform voor het beheren, toewijzen, automatiseren en opvolgen van vereiste trainingen en biedt gepersonaliseerde virtuele of persoonlijke trainingservaringen om de groei van medewerkers te ondersteunen.
3. CSOD prestatiemodule-implementatie: Deze module maakt prestatiebeoordelingen van medewerkers en het evalueren van hun doelen mogelijk.
4. CSOD recruiting module implementation: Een systeem dat is afgestemd op de behoeften van de klant op het gebied van personeelswerving en dat helpt om de juiste medewerkers te vinden en deze te koppelen aan de passende functies, door een naadloze ervaring te bieden van vacaturezoektocht tot het ondertekenen van aanbiedingsbrieven.

Bovendien hebben we het volgende gerealiseerd:

1. Inbound Data Feed / Edge Import - Organizational Unit (IDF User/OU): Deze essentiële functionaliteit maakte het laden van gebruikers en de volledige organisatiestructuur in het systeem mogelijk, waardoor belangrijke gegevens in het systeemkader werden geïntegreerd en een naadloze koppeling werd gegarandeerd.
2. Single Sign-On (SSO) - Custom OAuth 2.0 - In samenwerking met CSOD is een aangepaste SSO ontwikkeld en geïmplementeerd als reactie op de specifieke eisen van de klant. Daarna realiseerde de klant zich dat er nog een afzonderlijke SSO nodig was voor een andere omgeving, en wij hebben efficiënt resources ingezet om deze aanvullende oplossing te leveren.
3. Web Services
4. Custom Login Page (CLP)
5. Welcome Page - Template Design Package: Onze specialisten voorzagen de klant van technische vereisten en zorgden ervoor dat het ontwerp van het systeem aansloot op de branding van de klant.
6. Uitbestede administratie (OA): Het projectteam stelde extra uren ter beschikking om rekening te houden met de aanvullende ideeën van de klant die verdergingen dan de oorspronkelijke projectscope.
7. Configuratie-werkmappen: Dit uitgebreide document beschreef de volledige architectuur en configuratie van het systeem en diende als referentie voor de systeemreconstructie en -replicatie in geval van serveruitval.

Om aan de eisen van de klant voor systeembeheer en rapportage te voldoen, organiseerden wij ook een workshop over beveiligingsrollen en -rechten en een workshop over rapportage 2.0.

Helaas werd het project aan het einde van fase 1 onderbroken vanwege onvoorziene omstandigheden in verband met de Russische invasie in Oekraïne in februari 2022 en is het nog niet opnieuw opgestart.

Voor fase 2 staan onder andere de volgende taken gepland:

• Implementatie van de CSOD-onboardingmodule
• Implementatie van de CSOD-compensatiemodule
• Business Consulting - Business Process Alignment (BPA) voor fase 2
• Dedicated Admin Training
• Aanmaken van configuratie-werkmappen voor de modules die tijdens fase 2 moeten worden geïmplementeerd

De volgorde van de taken voor elke fase is door ons team aanbevolen, omdat we inzagen dat de klant extra tijd nodig had om modules zoals compensatie en onboarding voor te bereiden. Om het project met maximale efficiëntie uit te voeren, hebben we dit actieplan voorgesteld.

Resultaten

Tijdens de periode van uitbesteed beheer fungeerde eConsulting als aanspreekpunt voor alle vragen die verdergingen dan het oorspronkelijke contract. Gezien de huidige geopolitieke omstandigheden en de onderbreking van het project is het lastig om het concrete voordeel van de implementatie voor de klant te kwantificeren.

Onze klant heeft de volgende aspecten echter zeer gewaardeerd:

• Bereikbaarheid: We hebben een uitzonderlijke beschikbaarheid gehandhaafd en ervoor gezorgd dat we ook eenvoudig bereikbaar waren voor ad-hocbesprekingen.
• Snelheid van reactie: Ons team toonde een snelle responstijd en leverde oplossingen of antwoorden binnen een opmerkelijk korte termijn.
• Taalflexibiliteit: We hebben taalbarrières overbrugd door diensten aan te bieden in de taal die de klant prefereerde, om zo een effectieve communicatie en ondersteuning mogelijk te maken.
• Naleving van deadlines: We hebben alle projectdeadlines consequent gehaald en daarmee onze betrokkenheid onderstreept om tijdig en betrouwbaar resultaten op te leveren. Dit project benadrukt het belang van succesvolle afstemming van bedrijfsprocessen, wat een doorslaggevende factor is voor succes.

Als uw bedrijf ondersteuning nodig heeft bij het invoeren van processen, het visualiseren ervan en het beoordelen van hun waarde, kunt u contact met ons opnemen: https://shop.econsulting.co/advisory-services/19,business-process-alignment-workshop.