Enaviya Information Technologies Pvt. Ltd.

Beschrijving

Enaviya ontwikkelde een gecentraliseerd bedrijfsserviceportaal om de uitdagingen van de onderneming het hoofd te bieden. Voorheen gebruikte het bedrijf e-mails om documenten uit te wisselen, wat leidde tot vertragingen bij het vinden, ontvangen en ophalen van de benodigde informatie. Met het op maat gemaakte bedrijfsplatformserviceportaal kunnen bedrijven nu documenten opslaan, uitwisselen en goedkeuren via één enkel digitaal platform.

Via het digitale portaal kunnen medewerkers hun bestanden systematisch opslaan en daarbij duidelijk vastleggen hoe bestanden worden gedeeld, waar ze worden goedgekeurd en hoe snel ze moeten worden gecontroleerd. Het geautomatiseerde goedkeuringsproces maakt een snelle documentenstroom mogelijk, zonder dat medewerkers telkens een e-mail hoeven te sturen. Zo kunnen teams probleemloos samenwerken en voortdurend met elkaar in contact blijven, wat het bedrijf meer groeikansen biedt.

Uitdaging

• Ongeorganiseerde documenten: De documenten werden zonder de juiste structuur opgeslagen in verschillende mappen. Daardoor was het moeilijk om de documenten te beheren en er snel toegang toe te krijgen.
• Gebrek aan teamwerk : Er was geen afstemming tussen medewerkers. Dit leidde tot vertragingen in het werk, overlap en communicatiekloven.
• Niet-gedefinieerde goedkeurders en beoordelaars: Er was geen vastgesteld goedkeuringsproces, wat leidde tot verwarring en een hogere tijdsinvestering voor beslissingen.
• Geen realtime meldingen: Medewerkers werden niet direct geïnformeerd over hun goedkeuringen of acties, waardoor het afronden van beide taken werd vertraagd.

Oplossing

Enaviya heeft een gebruiksvriendelijke applicatie ontwikkeld waarmee gebruikers hun documenten effectief kunnen organiseren in geschikte mappen en tegelijkertijd het uploaden van documenten en het beheer van op rollen gebaseerde gebruikersrechten kunnen afhandelen.

De belangrijkste highlights van de oplossingen

• Gecentraliseerde opslaglocatie voor documenten met gecontroleerde toegang
• Instellen van goedkeurders en beoordelaars op basis van de gebruikersrol
• Onmiddellijke meldingen over alle goedkeuringen en updates
• Aanmaken van volledige bewijzen voor alle goedkeuringen en beslissingen
• Een eenvoudige, overzichtelijke en gebruiksvriendelijke webgebaseerde applicatie
• Maakt het eenvoudig om elk document te volgen.

Resultaten

Het enterprise serviceportaal biedt het bedrijf een uitstekende service door de efficiëntie te verbeteren waarmee medewerkers hun documenten beheren, delen en goedkeuren.

• Uitgebreid documentbeheer: Documenten worden op één centrale plek opgeslagen zodat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot hun documenten.
• Optimale samenwerking, Medewerkers gebruiken één plek voor communicatie. Het teamwerk zal progressief zijn.
• Snelkeuringen: Geautomatiseerde workflows en directe meldingen maken onmiddellijke goedkeuring mogelijk zonder vertragingen.
• Meer verantwoordelijkheid: Alle beslissingen, updates en goedkeuringen worden gedocumenteerd en kunnen worden gecontroleerd.
• Minder handmatig werk: Door de automatisering van veel taken hoeven medewerkers niet langer per e-mail na te vragen of de status handmatig bij te houden.
• Verbeterde compliance: Op rollen gebaseerd toegangsbeheer en controlepaden zorgen voor meer veiligheid.
• Verbeterde communicatie: Meldingen zorgen ervoor dat alle betrokkenen in realtime op de hoogte zijn van elke stap in het proces.
• Schaalbaar voor groei van het bedrijf: Het portaal is ontworpen om mee te groeien met het bedrijf wanneer dit nieuwe markten aanboort of nieuwe producten introduceert.
• Verbeterde productiviteit in het dagelijkse werk: Alle dagelijkse operationele processen worden continu bijgewerkt. Daardoor wordt het dagelijkse werk betrouwbaarder, eenvoudiger en sneller.