De keuze voor Vanced Media was gebaseerd op een combinatie van positieve eerdere ervaringen en een objectief selectieproces. We hadden al een eerder project met het bedrijf succesvol uitgevoerd, waarbij we vooral de waarderende en doelgerichte manier van werken waardeerden. Wat mij bijzonder heeft getroffen, is het diepe begrip voor onze bedrijfscultuur. Hoewel ik in het digitale domein hoge eisen stel, heeft het samenhangende totaalconcept van het bureau mij snel overtuigd. Het team begreep heel snel hoe wij als uitvoerende organisatie “werken”. Dat bleek doordat het allereerste ontwerp heel doelgericht was en wij dit direct konden gebruiken als basis voor verdere doorontwikkeling.
Wij zijn het samenwerkingsverband van evangelische kinderopvangvoorzieningen in het kerkdistrict Eder. Als uitvoerende organisatie beheren wij elf kinderopvangvoorzieningen en waarborgen wij de pedagogische begeleiding in de regio. In mijn rol als lid van de directie en het bestuur ben ik verantwoordelijk voor de strategische koers en de operationele aansturing van het samenwerkingsverband.
Het belangrijkste doel was de herlancering van onze website, om twee belangrijke doelgroepen effectiever te benaderen: ouders en mogelijk professioneel personeel. Wij hadden een centraal aanspreekpunt nodig waar ouders snel en intuïtief alle relevante informatie over onze voorzieningen kunnen vinden. Tegelijk wilden we ons positioneren als aantrekkelijke werkgever via een modern design en heldere boodschappen. De focus lag op een duidelijke informatiearchitectuur, zodat bezoekers de gezochte content zonder drempels meteen kunnen vinden.
De keuze voor Vanced Media was gebaseerd op een combinatie van positieve eerdere ervaringen en een objectief selectieproces. We hadden al een eerder project met het bedrijf succesvol uitgevoerd, waarbij we vooral de waarderende en doelgerichte manier van werken waardeerden. Toch hebben we ook andere bedrijven benaderd en met elkaar vergeleken. Uiteindelijk overtuigde het totale pakket ons, met een eerlijke prijs-kwaliteitverhouding en de al bestaande vertrouwensrelatie, waardoor we de opdracht opnieuw aan Vanced Media hebben gegeven.
Het proces begon met een intensieve digitale workshop om onze merkidentiteit scherp te stellen. We hebben samen helder gemaakt wat onze waarden zijn en welke content we willen overbrengen. Na deze afstemming, waarbij we heel nauw werden begeleid, startte snel de ontwerpfase. Er was een duidelijke planning, die soms zeer ambitieus was ingedeeld. Door actuele interne uitdagingen konden wij aan onze kant niet alle deadlines halen. Vanced Media reageerde hier heel flexibel op, hield rekening met ons en paste het proces dynamisch aan onze mogelijkheden aan, iets wat wij erg waardeerden.
Aan de bureauzijde werd het project voornamelijk aangestuurd door de heer Lamothe. Hij werd ondersteund door een projectassistent die verantwoordelijk was voor de documentatie van de workshops en voor het structureren van de resultaten, en door een designer voor de visuele uitwerking. Aan onze kant hebben mijn plaatsvervanger en ik het project voortdurend begeleid. De organisatie was uitstekend gestructureerd, waardoor taken en communicatie altijd helder waren verdeeld.
Omdat wij 11 verschillende locaties begeleiden, was de interne coördinatie van de content (beeldmateriaal, teksten, enz.) door de betreffende leidingteams een complexe taak die ik heb aangestuurd. Het eindresultaat rechtvaardigt de inspanning: we hebben het definitieve ontwerp gepresenteerd in een brede bijeenkomst en we ontvingen consequent positief feedback, zowel van de teams als van het volledige bestuur. De nieuwe website wordt intern heel goed ontvangen en vertegenwoordigt ons authentiek.
Vertragingen waren bijna uitsluitend aan onze kant, omdat afstemming met veel interne betrokkenen moest worden gecoördineerd. Vanced Media reageerde hierop geduldig en professioneel. Vooral opvallend is de interactieve feedbackcultuur: ons werd niets zomaar opgedrongen. Of het nu ging om het kleurconcept of de lay-out, onze opmerkingen werden gehoord en extreem snel doorgevoerd. Er waren diverse feedbackrondes die telkens constructief waren en het resultaat hebben verbeterd.
Wat mij bijzonder heeft getroffen, is het diepe begrip voor onze bedrijfscultuur. Hoewel ik in het digitale domein hoge eisen stel, heeft het samenhangende totaalconcept van het bureau mij snel overtuigd. Het team begreep heel snel hoe wij als uitvoerende organisatie “werken”. Dat bleek doordat het allereerste ontwerp heel doelgericht was en wij dit direct konden gebruiken als basis voor verdere doorontwikkeling.
Ik ben helemaal tevreden over zowel het proces als het resultaat. Een kleine suggestie voor toekomstige projecten zou zijn: een nog proactiever verwachtingenmanagement ten aanzien van de benodigde middelen en de inspanning bij de klant. Omdat wij de content zelf hebben aangeleverd, zou een eerdere waarschuwing hebben geholpen over hoeveel tijd je daarvoor realistisch moet inplannen. Misschien zouden ook herinneringsmails nuttig zijn geweest om ons scherp te houden bij interne vertragingen.
