CosmoShop GmbH

Beschrijving

Toen Voortmann Steuerungstechnik een eigen B2B-shop wilde opzetten, leek de opdracht in eerste instantie helder: een systeem dat het brede technische assortiment netjes in kaart brengt, individuele klantprijzen ondersteunt en bestelprocessen vereenvoudigt. Al snel werd echter duidelijk dat de echte kern van het project niet de shop was, maar de data daarachter. Samen met CosmoShop herstructureerde Voortmann de databasisstructuur, met als resultaat een systeem dat het dagelijks werk verlicht en duurzaam stabiel blijft.

Uitdaging

Een complexe beginsituatie die overwonnen moest worden

Voortmann beschikt over een uitzonderlijk breed technisch assortiment. Intern gaat het om meer dan 140.000 artikelen, met groeipotentieel richting een miljoen posities in het PIM-systeem MeDaPro. Voor veel van deze producten gelden individuele klantprijzen, eigen artikel­nummers, technische kenmerken en labels die relevant zijn voor veiligheid. Wat op het eerste gezicht leek op een stabiele datastructuur, “alles ligt in PIM en ERP”, bleek in de dagelijkse praktijk aanzienlijk complexer: prijslijsten kwamen uit verschillende bronnen, PIM-velden waren historisch gegroeid, en benamingen werden niet overal consistent bijgehouden. Het gevolg: vragen van klanten, handmatige correcties en een grote afstemmingsinspanning intern.

Conclusie met systeembreuken

Parallel daalden er vanuit de verkoop steeds groeiende eisen vanuit de markt binnen: veel klanten wilden de toekomstige Voortmann-shop rechtstreeks kunnen aansturen vanuit hun ERP- of eProcurement-systeem. Daarmee moest het bestelproces niet alleen comfortabeler, maar vooral efficiënter en volledig digitaal worden. Deze verwachting vergrootte de technische complexiteit van het project, en verschoof het zwaartepunt nog verder naar de datakwaliteit en de consistentie van de koppelingen. “We dachten lang dat we alleen een shop nodig hadden”, legt Simon Soboll uit, E-commerce manager bij Voortmann. “Tot we merkten dat we eigenlijk eerst moesten begrijpen wat we de afgelopen jaren allemaal hebben bijgehouden, en hoe gedetailleerd de data zijn.”

Oplossing

Dataintegratie vóór uitbreiding van functionaliteit

Nog voordat de technische uitvoering begon, kwam in het lastenboek en in gesprekken met de shopleverancier een soort leidend thema naar voren: dataintegratie was de echte uitdaging, niet de omvang van de shopfunctionaliteit. De grootste struikelpunten lagen daar waar data uit prijslijsten en uit PIM- en ERP-systemen samen moesten komen. Klanten hebben individuele prijzen en eigen artikel­nummers nodig. Het systeem levert levertijden in dagen, maar Voortmann geeft ze in de shop weer in weken. Categorieën lagen verborgen in diepe structuren en sommige kenmerken van fabrikanten bestonden in het PIM-systeem dubbel, soms met verschillende benamingen. Kortom: de mammoetklus was niet de shop zelf, maar de berg aan data ervoor.

Data-first-aanpak

Na de gezamenlijke workshop met de shopleverancier was duidelijk dat het project niet lineair af te werken was. Daarom hebben alle projectbetrokkenen de koppelingen gefaseerd opnieuw geordend en geprioriteerd. De BMEcat-koppeling vanuit het PIM-systeem moest de shop weliswaar voorzien van assortimenten, maar in de dagelijkse praktijk werden alleen gewijzigde datasets ingeladen, belangrijk vanwege de enorme hoeveelheid beelddata. De ERP-tool leverde aparte prijslijsten, deels als differentiebestanden, bijvoorbeeld alleen de prijs wanneer die bij een artikel wijzigt. Bedrijfs- en klantgegevens hadden op hun beurt een eigen logica nodig, omdat de klassieke shop-structuur voor klantgroepen niet voldeed aan de eisen van Voortmann. De shopleverancier stelde voor om alle technische keuzes systematisch te organiseren langs drie centrale stromen: artikelen, prijzen en klanten. Pas als die netjes met elkaar zijn gekoppeld, kan een B2B-shop stabiel werken. “We hadden in het begin het gevoel dat niet de shop onze bottleneck was, maar wijzelf, met andere woorden: onze data”, beschrijft de E-commerce manager van Voortmann. “Maar het was wel goed om dat zo scherp voor ogen te hebben.”

Technische helderheid door iteratieve structurering

Eerst werd het lastenboek omgezet in een technisch programma van eisen. Daarbij kwamen vragen naar boven die eerder niemand had gesteld: hoe moeten gevaar­goed-icoontjes worden weergegeven? Welke technische velden gelden als ‘filter-relevant’? En hoe gedraagt de zoekfunctie zich als een klant drie verschillende artikel­nummers gebruikt voor hetzelfde product? Veel processen die theoretisch logisch klonken, bleken in de praktijk kleine struikelpunten op te leveren:

• Kenmerken in het PIM waren wel onderhouden, maar niet eenduidig. Er was een consistent kenmerkenschema nodig voor zoeken en facets.
• Productafbeeldingen vereisten een eenduidig URL-schema, omdat sommige klanten deze blijven gebruiken in eProcurement-systemen.
• Export- en importlogica moesten goed op elkaar aansluiten zodat de uitwisseling van data betrouwbaar werkt.

Simon Soboll legt uit: “Heel wat moest eerst gelijkgetrokken en herwerkt worden. Dat kostte veel tijd, maar ons assortiment is nu heel schoon en geoptimaliseerd.”

Resultaten

Prijslogica en performance meegenomen

Parallel daaraan ontstond de prijslogica, een van de meest veeleisende onderdelen. Meer dan 1.500 klantafhankelijke prijsbestanden, twee basislijsten, uitzonderingen, terugvalmechanismen en prioriteiten maakten een meertraps mapping noodzakelijk. De volgorde stond vast: eerst klant-eigen nummer, daarna fabrikantnummer, vervolgens Voortmann-nummer. Deze logica moest identiek werken in de zoekfunctie, snel bestellen, CSV-upload en winkelwagen; anders zouden fouten praktisch vooraf vaststaan. Ook performance speelde een grote rol: vooral de zoekfunctie vereiste fijne afstemming om met de hoeveelheid data om te gaan. Pas met een geoptimaliseerde index en een cache voor vaak gebruikte categorieën werd de reactietijd stabiel.

OCI-koppelingen: een must voor grote klanten

Een belangrijke wens van veel klanten was de koppeling via OCI (Open Catalog Interface), een functionaliteit die Voortmann sterk gebruikt in het verkoopverhaal: kopers kunnen direct vanuit hun ERP- of eProcurement-systeem naar de Voortmann-shop springen, artikelen in de winkelwagen leggen en terug overzetten naar hun eigen systeem. Het volledige bestelproces blijft digitaal, en verlaagt de inspanning aan beide kanten.

Het resultaat: een stabiele shop

Toen het systeem uiteindelijk gereed was, was het zichtbare deel, de shop, klaar. Tegelijk profiteerde Voortmann sterk van het opnieuw opgebouwde fundament. Klanten kunnen nu bestellen met eigen artikel­nummers en die direct vastleggen. Levertijden worden automatisch berekend en transparant weergegeven, vragen zijn al duidelijk afgenomen. Functies voor snel bestellen via CSV of handmatige invoer verkorten de bestelprocessen merkbaar. Ook intern gebruiken veel medewerkers de shop als naslagwerk voor technische details en mediadata, omdat het sneller toegankelijk is dan in de oude structuren. Daarnaast is het toekomstige databeheer veranderd: sommige velden zijn geconsolideerd, andere opnieuw gestructureerd, met als vooruitzicht minder onderhoudsinspanning en een hogere datakwaliteit.

Conclusie: digitalisering begint bij het fundament

Dit project laat overtuigend zien hoe sterk B2B-digitalisering afhangt van het datafundament. Een moderne shop is niet beter dan de structuren erachter. Voortmann heeft onderweg geleerd dat een bestelsysteem ook een kans is om de eigen processen te ordenen en consistenter vorm te geven. De volgende stappen zouden kunnen bestaan uit het uitbreiden van de variantenlogica of het toevoegen van verdere koppelingen. Doorslaggevend is echter dit: het systeem staat, het verlicht de medewerkers en maakt bestellingen transparanter voor klanten. Of zoals E-commerce manager Simon Soboll het verwoordt: “Uiteindelijk hebben we niet alleen een nieuw systeem gekregen, maar ook een duidelijker beeld van hoe we eigenlijk werken. Dat helpt ons bijna nog meer dan de shop zelf.”