GetCoding

Wij zijn een van de grootste bemiddelaars van vakantieverblijven in en rond Kühlungsborn (Oostseebad). Daarbij bieden wij een zogenoemd ‘zorgeloos pakket’ aan voor onze geïnteresseerden die hun vakantieverblijven aan de bemiddeling willen toevertrouwen, zodat wij alles van één partij kunnen aanbieden. Dat wil zeggen: wij communiceren met het beheer, zorgen voor de schoonmaak, hebben een eigen wasserij, enz. Ik ben verantwoordelijk voor de klantbegeleiding en procesoptimalisatie binnen het bedrijf.

De gegevens moesten centraal in te zien en te controleren zijn en gecommuniceerd worden met tijdregistratie. Daarnaast moest het mogelijk zijn om met de tool dienstroosters te maken en daarmee samenhangende, verwachte werktijden weer te kunnen geven. Deze werkzaamheden moesten in het programma worden ingebed zodat wij efficiënter worden en zien waar we in dit proces tot nu toe nadelen hebben ondervonden (bijv. tijdverlies).

Op basis van feedback en uitingen van interesse van verschillende bedrijven die zich op onze aanbesteding hadden aangemeld. We hebben gesprekken met hen gevoerd en gekeken of ze passen binnen de grootte die we als bedrijf uitstralen. Al snel bleek of bedrijven voor grotere organisaties zulke constructies kunnen realiseren. We hebben dus beoordeeld welk bedrijf, gezien zijn referenties, het probleem het nauwkeurigst herkent en onze uitdaging het beste kan uitvoeren, omdat het bijvoorbeeld de ervaring en de benodigde kennis/knowhow meebrengt. Ook voor ons was natuurlijk de kostenfactor belangrijk.

Eerst hebben ze binnen het kader van de projectplanning uitgewerkt in welke fases en stappen ze de ontwikkeling zouden overnemen. Ze hebben ons via regelmatige feedbackmomenten steeds op de hoogte gehouden van de actuele stand van zaken. Ze stelden vragen en hebben open punten opgehelderd. Daarbij staat de dienstverlener heel dicht bij ons en is er constant afstemming.

In de eerste plaats hebben we contact gelegd met de Head of Sales en de directeur. Zij hebben het projectmanagement op zich genomen en hun developmentteam staat in contact met onze ontwikkelaars.

Op dit moment is het project nog niet afgerond. Daarom kan ik alleen de resultaten delen die voor ons zichtbaar zijn. We hebben al toegang tot de afgeronde web- en appgebaseerde modules, waardoor voor ons duidelijk wordt dat het beeld langzaam vorm krijgt zoals wij dat voor ogen hadden. Daarbij hebben de ontwikkelaars de vrijheid om deze modules te ontwerpen zoals zij dat juist vinden. Wij kunnen feedback geven of we iets anders willen. De resultaten die we nu zien zijn echter nog niet het einddoel. Dat kan pas worden beoordeeld als het project is afgerond. Tot nu toe kunnen we het constructiebeeld naar buiten toe herkennen. De functies zijn voor ons nog niet uit te voeren.

Ja, absoluut. We zitten tot op de dag met de tijdsloten die we ons hebben gesteld. Tijdens het project hebben we kunnen vaststellen dat de dienstverlener een extra accent legt op design. Door onze tevredenheid over de samenwerking hebben we, los van het besproken project, een aanvullende opdracht gegeven voor dit accent en hebben we onze samenwerking uitgebreid.

De communicatie verliep soepel. We hadden op geen enkel moment twijfels dat we de verkeerde dienstverlener hadden gekozen of dat we niet zouden bereiken wat we ons hadden voorgenomen. Het heeft ons getroffen dat er tussen beide bedrijven een rustige en informele manier van omgaan bestond. We hebben al snel gemerkt dat we op dezelfde golflengte zaten en zo is de samenwerking echt het leukst. Het heeft ons simpelweg verbaasd dat ze als klein bedrijf zeer efficiënt zijn en zich volledig op ons hebben afgestemd.

Dat is lastig te zeggen. We hebben momenteel immers een bijzondere, algemene situatie door corona, die hier en daar mogelijk bepaalde processen vertraagt. Dat zijn voor ons allemaal bijzondere omstandigheden. Toch hebben ze dit heel goed weten te managen. Daarom is er naar onze mening momenteel niets te verbeteren.