Vivasoft Limited

Beschrijving

PiHR is ontwikkeld als een cloudgebaseerd HR- en salarisplatform om spreadsheet-gedreven en handmatige HR-processen te vervangen door één centraal systeem. Het platform integreert tijdregistratie, ploegendienstbeheer, verlofafhandeling, salarisverwerking, belastingberekeningen en het beheer van medewerkersgegevens in één samenhangende oplossing. Door HR- en salarisgegevens te centraliseren, verving PiHR de behoefte aan aparte spreadsheets en verminderde het de dubbele gegevensinvoer binnen verschillende HR-werkstromen.

Geautomatiseerde salarisberekening en salarisverwerking zorgden voor meer consistentie en verkortten de verwerkingstijd. Dankzij ingebouwde dashboards was er daarnaast realtime inzicht in tijdregistratie, verlofstatus, salarisgegevens en de activiteiten van medewerkers. Het systeem bood een gestructureerde en schaalbare basis voor het beheren van HR-processen binnen organisaties van uiteenlopende omvang.

Uitdaging

• Handmatige aanwezigheids- en salarisprocessen gingen traag en waren gevoelig voor fouten.
• Gebrek aan realtime inzicht en rapportage in HR-metrics, aanwezigheid, bezettingsgraad en de status van de salarisadministratie.
• Risico’s op het gebied van beveiliging, dataconsistentie en compliance bij het verwerken van gevoelige personeelsinformatie op meerdere apparaten.
• Moeite met het beheren van roosters, overuren, verlof en onkosten voor een diverse en verspreide groep medewerkers.

Oplossing

• Implementeerde een cloud-gebaseerd presentiesysteem (biometrie, gezichtsherkenning en handmatige registraties) en een geautomatiseerde salarisengine die salarissen, belastingen, toeslagen en bonussen kan berekenen, en daarnaast loonstroken en salarisverklaringen genereert.
• Bouwde real-time dashboards voor presentie-overzichten, verlofgeschiedenis, analyses per vestiging en uitgebreide rapporten, toegankelijk via web en mobiele app. Zo is er direct inzicht voor zowel managers als medewerkers.
• Voerde veilige authenticatiemechanismen in, met controles bij wijziging van apparaat, IP-filtering, encryptie, rolgebaseerde toegang en cloudopslag om gevoelige gegevens te beveiligen en de consistentie te waarborgen.
• Voegde shiftbeheer, roosterconfiguratie, verlofworkflows, onkostenregistratie en tijdregistratietools toe, gesynchroniseerd met de salarisverwerking. Hiermee kunnen HR-teams diverse roosters en processen efficiënt beheren.

Resultaten

• Tot 60% minder tijd kwijt aan handmatige HR- en loonstroombewerkingen.
• Volledige afschaffing van dubbel data-invoer tussen HR- en salarisadministratieteams.
• Snellere salarisverwerking en een consistente uitbetaling van salarissen op tijd.
• Meer inzicht in HR-gegevens, wat leidt tot betere besluitvorming.
• Verbeterde gegevensbeveiliging en compliance-positie.